Nel nuovo Vademecum sulla privacy in condominio, adottato dal Garante per la protezione dei dati personali con provvedimento del 10 aprile 2025 (attualmente in consultazione pubblica), viene ribadito un principio fondamentale: alle assemblee condominiali possono partecipare soltanto i soggetti legittimati, ossia i condomini e i loro delegati.

La partecipazione di terzi è ammessa solo se autorizzata e limitata alla trattazione dello specifico punto all’ordine del giorno per cui la loro presenza è richiesta. Non è consentita una partecipazione indiscriminata o generalizzata, in quanto durante l’assemblea possono essere condivise informazioni personali e riservate – ad esempio, dati sui morosi o condizioni di salute legate a richieste di interventi per l’abbattimento delle barriere architettoniche.

Condomini e delegati: contitolari del trattamento

I condomini e i loro delegati sono considerati contitolari del trattamento dei dati personali, e pertanto possono legittimamente scambiarsi informazioni nel contesto dell’assemblea. Diversamente, la presenza di un soggetto non legittimato (cioè un terzo privo di delega formale) può comportare una violazione della normativa sulla privacy, configurandosi come comunicazione illecita di dati.

È quindi essenziale che l’amministratore e il presidente dell’assemblea verifichino puntualmente l’identità e il titolo dei partecipanti, anche grazie a un aggiornato registro dell’anagrafe condominiale.

Quando è ammessa la presenza di terzi?

Il Garante ha chiarito che i terzi possono essere ammessi alla riunione solo per il tempo necessario alla trattazione del punto specifico per cui sono stati invitati. Alcuni esempi tipici includono:

• Tecnici o professionisti incaricati da uno o più condomini, o dall’amministratore, chiamati a fornire una consulenza o un parere tecnico.

• Rappresentanti di imprese che abbiano presentato preventivi per lavori condominiali e che illustrano le proposte in assemblea.

• Conduttori (inquilini), che salvo eccezioni previste dalla legge (es. art. 10, L. 392/78), non hanno titolo per partecipare.

In tutti questi casi, come già stabilito anche nel provvedimento del Garante del 18 maggio 2006, la presenza di soggetti terzi deve essere circoscritta all'esame dei soli punti che ne giustificano l'intervento. Prolungare la loro permanenza oltre questi limiti può rappresentare una violazione della normativa privacy.

La convocazione e il ruolo del presidente

L’amministratore, nella convocazione dell’assemblea, dovrà indicare espressamente la presenza di eventuali terzi, specificandone ruolo e finalità. In tal modo, i condomini saranno preventivamente informati e potranno eventualmente sollevare obiezioni.

Durante l’assemblea, sarà compito del presidente garantire che l’intervento dei soggetti terzi si limiti esclusivamente al punto dell’ordine del giorno per cui sono stati invitati.