Le spese borsuali dell’amministratore rappresentano i costi che il professionista anticipa per lo svolgimento delle proprie funzioni. Si tratta di una voce distinta rispetto al compenso pattuito, che deve essere documentata e approvata in assemblea affinché sia rimborsabile.

Cosa sono le spese borsuali

Per spese borsuali si intendono tutti i costi necessari e utili al regolare svolgimento delle attività dell’amministratore di condominio. Rientrano in questa categoria, ad esempio:

• materiali di cancelleria, stampe e fotocopie;

• spese postali per raccomandate o PEC;

• telefonate o comunicazioni con fornitori;

• spostamenti per sopralluoghi o riunioni.

Il termine “borsuali” deriva dal fatto che l’amministratore le anticipa “di propria borsa”, per poi chiederne il rimborso al condominio.

I riferimenti normativi

Il Codice Civile disciplina le spese borsuali in più articoli:

• Art. 1720 c.c. – riconosce al mandatario (in questo caso l’amministratore) il diritto al rimborso delle spese sostenute nell’esecuzione dell’incarico;

• Art. 1129 c.c. – impone di presentare un preventivo dettagliato del compenso, mentre le spese borsuali vanno richieste a parte, se debitamente documentate;

• Art. 1130-bis c.c. – prevede che il rendiconto condominiale riporti tutte le entrate e uscite, incluse le spese borsuali, per garantire trasparenza e verificabilità.

La Cassazione (sentenza n. 14197/2011) ha confermato che le spese borsuali devono essere documentate e approvate dall’assemblea prima di poter essere rimborsate.

Spese borsuali, ordinarie e straordinarie: le differenze

È importante distinguere tra le varie tipologie di costi condominiali:

• spese ordinarie, per la manutenzione e gestione corrente delle parti comuni (pulizie, illuminazione, verifiche impianti);

• spese straordinarie, per lavori o guasti imprevisti (rifacimento del tetto, sostituzione della caldaia);

• compenso dell’amministratore, stabilito e approvato dall’assemblea;

• spese borsuali, anticipate dall’amministratore e rimborsate previa presentazione di giustificativi.

Quando l’amministratore ha diritto al rimborso

Il rimborso spetta solo se le spese:

• sono necessarie per le attività amministrative;

• risultano utili al condominio;

• sono comprovabili con scontrini o fatture.

Esempi di spese rimborsabili:

• acquisto di cancelleria e materiali per l’ufficio;

• telefonate o raccomandate relative al condominio;

• viaggi o sopralluoghi per la gestione dello stabile;

• consulenze o perizie approvate dall’assemblea.

Nel rendiconto annuale, l’amministratore deve inserire anche le spese borsuali, che saranno approvate secondo le maggioranze previste dall’art. 1136 c.c. (maggioranza degli intervenuti e almeno la metà dei millesimi).

Se l’amministratore gestisce più condomìni, le spese devono essere ripartite in modo proporzionale, evitando addebiti impropri a un singolo stabile.

Le spese non rimborsabili

Non sono rimborsabili le spese:

• personali o non correlate alla gestione condominiale;

• non documentate o di carattere generico.

Esempi:

• acquisto di computer o smartphone ad uso personale;

• corsi di formazione o aggiornamento professionale;

• spese di rappresentanza non approvate;

• viaggi o pranzi non collegati all’attività condominiale.

Come si dividono le spese borsuali

Una volta approvate, le spese borsuali vengono ripartite tra i condomini in proporzione ai millesimi di proprietà, secondo l’art. 1123 c.c..

L’amministratore deve presentare in assemblea un rendiconto dettagliato, comprensivo dei giustificativi, per consentire la verifica e l’approvazione. I condomini possono visionare la documentazione, chiedere chiarimenti e, se necessario, rifiutare costi non giustificati.

Infine, l’amministratore ha l’obbligo di procedere alla riscossione delle quote morose entro sei mesi dalla chiusura dell’esercizio, salvo dispensa assembleare.

In sintesi

Le spese borsuali dell’amministratore non costituiscono un compenso aggiuntivo, ma un rimborso di costi anticipati per garantire la corretta gestione condominiale. Devono essere necessarie, documentate e approvate dall’assemblea prima di poter essere suddivise fra i condomini.

Fonte: idealista.it